Politique de remboursement des dépenses et frais de déplacement

1. INTRODUCTION

Les lignes directrices suivantes concernent le remboursement de dépenses engagées par les officiers et les employés de l’Armée du Salut du territoire du Canada et des Bermudes dans le cadre de leurs fonctions.

2. ORIENTATION GÉNÉRALE

2.1 L’Armée du Salut remboursera les dépenses admissibles, raisonnables et appropriées aux activités concernées. Les officiers et les employés qui engagent des dépenses dans le cadre de leurs fonctions, au nom de l’Armée du Salut, tiendront compte des principes suivants :

  • Gestion – Les ressources confiées à l’Armée du Salut ne nous appartiennent pas. Nous en sommes les gestionnaires ou les fiduciaires. En définitive, nous reconnaissons que toutes les ressources mises à notre disposition appartiennent à Dieu, et que nous devons lui rendre compte de la façon dont nous les gérons.
  • Reddition de comptes – Nous avons la responsabilité, à l’égard des parties prenantes, notamment les donateurs et les organismes de financement qui fournissent les ressources, et de notre clientèle, d’administrer ces ressources de façon appropriée, de les utiliser le moins possible pour couvrir les frais indirects et administratifs, et le plus possible pour offrir des programmes et des services à la collectivité.
  • Modération – L’Armée du Salut estime que nous devons faire attention à la dépense. Nos actions et notre mode de vie doivent refléter le principe de la modération. Nous ne devons être ni dépensiers ni avares, mais nous assurer que nous en avons pour notre argent.
  • Intégrité – Nous devons joindre l’acte à la parole. Ce principe est particulièrement important dans notre façon de gérer les dépenses.

2.2 Le remboursement doit être réclamé par la personne qui a engagé les dépenses. Aucun remboursement n’est accordé pour des dépenses défrayées par une autre personne.

2.3 Le fait d’engager des dépenses au nom de l’Armée du Salut ne devrait se solder ni par un bénéfice ni par une perte pour le demandeur.

2.4 Le remboursement des dépenses doit être appuyé par des reçus originaux, sauf lorsque des allocations quotidiennes sont versées. Lorsque des dépenses sont portées au compte d’une carte de crédit, on doit fournir le bordereau de crédit ainsi que le reçu détaillé des articles achetés. Si les reçus originaux ne sont pas disponibles, on doit en expliquer la raison. Même si on continuera de rembourser les dépenses des personnes qui, à l’occasion, égarent un reçu, à la condition que la dépense soit raisonnable et adéquatement justifiée, celles qui perdent souvent ou constamment leurs reçus doivent savoir que l’Armée du Salut n’est nullement obligée de les rembourser.

2.5 Les demandes de remboursement doivent être présentées au moment opportun. Les demandes présentées plus de six mois après que les dépenses ont été engagées ne seront pas remboursées.

2.6 On fournira aux officiers et aux employés qui engagent fréquemment des dépenses d’emploi une carte de crédit professionnelle. Lorsque la carte est émise, les dépenses portées au compte d’une carte de crédit personnelle ne sont pas remboursées, sauf dans des cas exceptionnels. Ainsi, l’Armée du Salut peut tirer profit du maximum d’avantages associés au crédit aux entreprises, mieux analyser les dépenses d’emploi et en faire un compte rendu.

2.7 Les personnes qui ne disposent pas d’une carte de crédit professionnelle peuvent obtenir un remboursement des dépenses d’emploi qu’elles portent occasionnellement à leur compte de carte de crédit personnelle.

2.8 Les officiers et les employés ne peuvent en aucun cas porter fréquemment au compte de leur carte de crédit personnelle des dépenses d’emploi qu’il serait plus adéquat de régler avec une carte de crédit professionnelle ou de facturer à l’Armée du Salut.

2.9 Les officiers et les employés devraient notamment éviter de porter des dépenses d’emploi au compte de leur carte de crédit personnelle dans le but de bénéficier d’un programme de récompenses.

2.10 Les officiers et les employés qui voyagent pour les affaires de l’Armée du Salut peuvent bénéficier de récompenses offertes par certains transporteurs (p. ex., le programme Aéroplan d’Air Canada) pour compenser le temps qu’ils y ont investi et les inconvénients associés aux déplacements. Ceux qui échangent ces récompenses pour des motifs personnels sont tenus de déclarer la juste valeur marchande de leurs transactions dans leur déclaration d’impôts sur le revenu.

2.11Les dépenses qui ne font pas expressément l’objet d’une politique officielle de l’Armée du Salut du territoire du Canada et des Bermudes ne peuvent pas être remboursées avec des fonds appartenant à l’organisation.

3. HÉBERGEMENT

3.1 Les frais d’hébergement dans un hôtel, un motel ou un gîte, engagés lors de déplacements pour affaires officielles de l’Armée du Salut, sont remboursés jusqu’à un maximum de 145 $ par nuitée, plus les taxes. Le remboursement s’applique aux chambres d’hôtel classe affaires, dotées d’une salle de bain privée. Si l’officier ou l’employé est accompagné d’un conjoint qui voyage à ses frais, tout supplément relatif à l’hébergement d’une deuxième personne est considéré comme une dépense personnelle.

3.2 Il peut arriver qu’il soit plus avantageux de choisir une chambre d’hôtel dont le tarif excède le maximum alloué, par exemple, lorsque le déjeuner est inclus dans le tarif, ou qu’il n’est pas nécessaire de louer une voiture ou de se déplacer en taxi. Cette décision doit cependant être documentée lors de la demande de remboursement.

3.3. Si un officier ou un employé est hébergé chez des parents ou des amis plutôt qu’à l’hôtel, celui-ci pourra présenter une demande de remboursement pour cadeau symbolique à son hôte, jusqu’à un maximum de 50 $ par séjour de moins de trois jours, et de 100 $ de plus de trois jours.

3.4 Dans certains cas, il peut être impossible de louer une chambre d’hôtel qui correspond au tarif maximum alloué et ce, même en tenant compte des possibilités mentionnées au paragraphe 3.2. Dans ces cas-là, la demande de remboursement doit indiquer la raison du dépassement de coût. L’agent autorisé déterminera la crédibilité de la demande.

4. FRAIS D’AUTOMOBILE

4.1 En ce qui a trait aux officiers et aux employés qui disposent d’un véhicule loué par l’Armée du Salut (ou appartenant à celle-ci dans le cas des officiers des Bermudes) :

a) Les dépenses suivantes, qui sont portées au compte d’une carte PHH (ou d’une carte de crédit professionnelle d’un officier ou d’un employé des Bermudes) feront l’objet d’un remboursement :

  • Les frais d’essence, lorsque la personne est en service, et dans un rayon de 50 kilomètres de son lieu de résidence lorsqu’elle n’est plus en service. Les frais d’essence pour les déplacements de plus de 50 km lorsque l’officier ou l’employé n’est plus en service ou qu’il est en vacances constituent une dépense personnelle. Aucun remboursement n’est effectué pour des frais de supercarburant, peu importe les circonstances.
  • Les frais de lave-auto de base (une fois tous les quinze jours, au maximum). En fonction des conditions météorologiques et du lieu géographique, des lavages de voiture moins fréquents sont parfois raisonnables. Dans la mesure du possible et ce, afin de limiter les coûts, on s’efforcera de laver les voitures à la main pendant les mois d’été. Aucun remboursement n’est effectué pour les forfaits de nettoyage.
  • Les frais de vidange d’huile, de lubrification et d’entretien systématique recommandé par le fabricant.
  • Les pneus d’hiver, sauf dans les régions suivantes du territoire : les Bermudes, l’Ontario (au sud de Barrie), les basses-terres continentales de la Colombie-Britannique et l’île de Vancouver. (Veuillez prendre note que les officiers du QGD qui habitent ces régions mais doivent se déplacer en voiture dans d’autres secteurs de leur division où les pneus d’hiver sont recommandés, peuvent s’en procurer au besoin, par mesure de prudence).
  • Le lave-glace.
  • Les réparations majeures et l’entretien autorisé à l’avance, conformément aux directives d’entretien fournies à chaque conducteur.

b) Les dépenses suivantes ne peuvent pas être portées au compte de la carte de crédit PHH, mais sont remboursées sur présentation de justificatifs valides :

  • Les dépenses raisonnables engagées pour l’achat de tapis de caoutchouc pour la conduite hivernale.

c) Les dépenses suivantes ne sont pas remboursables :

  • forfait de nettoyage;
  • désodorisant de voiture;
  • accessoires : glacière, adaptateur électrique, console centrale, unité de rangement, etc.;
  • produits de nettoyage : savon, brosse, seau, etc.;
  • vitres teintées.

d) Dans la mesure du possible, on utilise la carte PHH pour les dépenses de véhicule. Dans des circonstances atténuantes, on peut utiliser la carte de crédit professionnelle ou personnelle, à la condition que la demande de remboursement soit accompagnée d’une explication raisonnable.

4.2 Officiers qui reçoivent une allocation mensuelle pour véhicule privé

a) Sur présentation de reçus, les dépenses suivantes sont remboursées :

  • essence (conformément aux mêmes conditions que pour les véhicules loués);
  • vidange d’huile et lubrification systématiques;
  • lave-glace;
  • primes d’assurance (conformément à la directive 0401 du Manuel d’administration)

b) Aucune autre dépense liée à un véhicule privé n’est remboursée.

4.3 Officiers et employés qui utilisent occasionnellement leur véhicule privé dans le cadre de leur travail et qui ne reçoivent pas d’allocation mensuelle

Les frais de déplacement pour affaires, préalablement autorisés par un supérieur immédiat, sont remboursés au taux de 0,45 $ le kilomètre.

On utilisera un véhicule loué lorsque les coûts totaux sont inférieurs au remboursement pour utilisation d’un véhicule privé.

4.4 Officiers et employés

Aucun remboursement n’est effectué pour les contraventions reçues (stationnement, excès de vitesse, etc.) et ce, peu importe les circonstances. Les conducteurs de véhicules de l’Armée du Salut ou de véhicules privés sont responsables des contraventions qu’ils reçoivent dans le cadre de leur travail ou autrement.

5. AVANCE DE FONDS

Des avances de fonds ne sont habituellement pas versées pour des frais remboursables. Les personnes qui voyagent doivent utiliser leur carte de crédit professionnelle. Si elles n’en possèdent pas, elles utilisent leur carte de crédit personnelle et présentent une demande de remboursement à leur retour. Si des circonstances exceptionnelles justifient une avance de fonds, par exemple un voyage dans un pays où l’utilisation d’une carte de crédit est impossible, on fournit un rapport détaillé dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la fin de l’activité ou le retour au pays.

6. DIVERTISSEMENTS

Les dépenses liées aux loisirs et aux divertissements (cinéma, centre de conditionnement physique, manifestations et activités sportives, productions théâtrales, attractions touristiques, excursions, etc.) ne sont en aucun cas remboursées par l’Armée du Salut, qu’elles aient été engagées en voyage ou localement, par plaisir personnel ou pour divertir des invités.

7. CADEAUX AUX OFFICIERS ET AUX EMPLOYÉS

7.1 Conformément à la directive 4904 du Manuel d’administration, le coût de cadeaux offerts à des officiers ou à des employés qui sont mutés ou qui prennent leur retraite est remboursé.

7.2 Conformément à la section 17.05 du Manuel des employés, le coût de cadeaux offerts pour souligner une étape de la vie professionnelle d’un employé ou d’un officier est remboursé.

7.3 Un cadeau d’une valeur inférieure à 50 $ peut être offert pour souligner d’autres occasions (p. ex., la remise d’un diplôme, d’un titre professionnel, etc.).

7.4 Seuls les cadeaux prévus par une politique de l’Armée du Salut sont remboursés.

8. POURBOIRES

On peut présenter une demande de remboursement pour les pourboires remis dans le cadre d’activités professionnelles aux :

  • porteurs de bagages et valets de chambres – 2 $ par service;
  • chauffeurs de taxi – jusqu’à 15 % du prix de la course;
  • membres du personnel d’entretien ménager des hôtels et motels – 5 $ le premier jour et 2 $ par journée additionnelle;
  • employés de restaurant – jusqu’à 15 % de l’addition, moins les taxes, sauf si un montant y a été ajouté automatiquement.

9. BUREAU À DOMICILE

9.1 Lorsque l’Armée du Salut demande à un officier ou à un employé d’établir un bureau à son domicile comme lieu de travail principal, les frais suivants sont remboursés sur présentation de reçus valides, pour des dépenses raisonnables :

  • Télécommunications – Internet, téléphone;
  • Mobilier de bureau – bureau, chaise, lampe, étagère, bahut;
  • Matériel de bureau – imprimante, scanneur, télécopieur, ordinateur et accessoires.

9.2 Lorsque des frais de télécommunications s’appliquent à la fois à un usage professionnel et personnel, on calcule au prorata le remboursement de la portion bureau. En l’absence de preuve du contraire, on tient pour acquis que les portions bureau et résidence sont de 50 % chacune.

9.3 Lorsque des officiers et des employés travaillent de temps à autre à leur domicile et que celui-ci ne constitue pas le lieu de travail principal, en général, l’Armée n’assume pas les coûts relatifs au maintien d’un bureau à domicile, p. ex., Internet, le téléphone, le mobilier et le matériel de bureau, mais elle peut cependant fournir une imprimante ou un portable, et rembourser la personne pour les frais liés au papier, aux cartouches d’encre, etc.). L’agent autorisé déterminera le remboursement raisonnable des frais dans ces circonstances.

10. ASSURANCE

10.1 Le coût d’une assurance annulation de voyage peut être remboursé dans le cas des voyages d’affaires.

10.2 Le coût de l’assurance soins médicaux de voyage peut être remboursé dans le cadre des voyages d’affaires à l’extérieur du pays, y compris pour les officiers et les employés canadiens qui se rendent aux Bermudes pour affaires, et vice-versa, ainsi qu’à l’extérieur du territoire du Canada et des Bermudes.

11. BUANDERIE ET NETTOYAGE À SEC

Habituellement, les frais de buanderie et de nettoyage à sec constituent une dépense personnelle. Cependant, lorsqu’il s’agit de voyages de plus de sept jours ou qui se prolongent au-delà de ce qui était prévu, même s’ils durent moins de sept jours, des frais raisonnables de buanderie et de nettoyage à sec sont remboursés.

12. BAGAGES

L’Armée du Salut n’assume pas le coût d’achat de bagages, sauf lorsqu’il s’agit d’un sac ou d’une mallette pour transporter un portable qui appartient à l’Armée du Salut. Lorsqu’on doit apporter des réserves de papier, des dépliants, etc. pour des réunions ou des présentations, le coût d’achat d’un sac de transport ou d’un porte-documents additionnel peut être remboursé.

13. REPAS

13.1 Généralités

a) Aucun achat de boissons alcooliques n’est remboursé.

b) Les demandes de remboursement doivent préciser en détail la raison justifiant les frais de repas.

c) Habituellement, l’Armée du Salut ne rembourse pas l’achat de boissons ou de grignotines, sauf si elles ont été consommées au lieu d’un déjeuner, d’un dîner ou d’un souper, et qu’elles respectent les montants quotidiens alloués pour les repas, définis plus bas. L’achat de café et d’autres boissons constitue habituellement une dépense personnelle. Toutefois des dépenses raisonnables pour l’achat de café et d’autres boissons non alcoolisées et de grignotines peuvent être remboursées dans le cadre de réunions auxquelles participent des membres du personnel et des invités.

13.2 Voyages d’affaires

Les frais de repas sont remboursés sur présentation des reçus originaux selon le barème suivant :
Déjeuner : 12 $, plus les taxes et le pourboire (maximum de 15 %);
Dîner :   17,50 $, plus les taxes et le pourboire (maximum de 15 %);
Souper : 29,00 $, plus les taxes et le pourboire (maximum de 15 %).
Le montant alloué par repas peut dépasser la limite indiquée à la condition que le coût total des repas par jour n’excède pas 58,50 $, plus les taxes et le pourboire (maximum de 15 %).

Le montant du pourboire peut excéder les 15 %, si celui-ci est ajouté automatiquement sur l’addition.

Le montant quotidien alloué par repas peut être dépassé dans des circonstances exceptionnelles. Cependant, des explications seront fournies dans la demande de remboursement. L’agent autorisé déterminera si les demandes sont raisonnables compte tenu des circonstances.

13.3 Frais de repas – Invités

Lorsqu’il est nécessaire d’inviter une personne au restaurant, les frais de repas sont remboursés sur présentation des reçus originaux, et selon le barème indiqué à la section 13.2.

13.4 Frais de repas – Officiers et employés invités

Habituellement, les frais de repas des officiers et des employés invités ne sont pas remboursés, sauf dans des circonstances inhabituelles, par exemple un délai prévu (heures de travail prolongées ou nécessité de tenir une réunion à l’heure du dîner), la nature et le caractère sensible des sujets discutés, la promotion ou le rendement d’un employé, etc. La demande de remboursement doit indiquer en détail la raison de l’invitation ainsi que les noms des convives.

13.5 Séances de counseling ou de soins pastoraux qui requièrent l’anonymat

Les officiers ou les employés qui prodiguent des services de counseling peuvent choisir de ne pas révéler le nom de leur client, à la condition qu’ils le fassent à la personne qui autorise le remboursement de fonds. Cette dernière indique sur la demande de remboursement que le conseiller lui a révélé le nom du client, et qu’elle juge approprié que le nom de celui-ci n’apparaisse pas sur le reçu.

13.6 Repas dans le cadre d’activités spéciales

Lorsque la participation à des activités spéciales est obligatoire, les repas sont remboursés selon le barème établi pour une activité interne. En l’absence de barème, les repas sont remboursés sur présentation des reçus originaux, en fonction des tarifs indiqués à la section 13.2.

Les frais de repas inclus dans d’autres frais (p. ex., frais de participation à une conférence, frais de déplacement ou frais d’hébergement) ne sont pas remboursés.

13.7 Frais de repas pour invités à la maison

Lorsqu’il est nécessaire d’héberger des invités à la maison, on peut présenter une demande de remboursement de frais de repas selon le barème suivant – déjeuner : 6 $, dîner : 6,50 $, souper : 7 $ (voir la directive 4907 du Manuel d’administration).

14. PASSEPORTS ET VISAS

L’Armée du Salut ne rembourse pas le coût de délivrance de passeports ou d’autres documents de voyage, sauf si ces dépenses sont engagées pour des voyages d’affaires. L’Armée du Salut n’offre aucun remboursement pour la carte NEXUS.

L’Armée du Salut rembourse le coût de délivrance de visas ou d’autres documents de voyage particuliers uniquement pour des voyages d’affaires.

15. DÉPENSES – QUARTIERS DES OFFICIERS

15.1 Les dépenses suivantes relatives aux quartiers des officiers sont remboursées :

Mobilier et accessoires principaux, conformément à la directive 4301 du Manuel d’administration.

Contrats de désherbage ou de fertilisation, et matériel relatif au jardinage et à l’aménagement paysager, conformément à la politique 4917 du Manuel d’administration.

16. TÉLÉPHONE

16.1 Les officiers et les employés peuvent obtenir un remboursement pour des frais d’interurbains raisonnables encourus dans l’exercice de leurs fonctions.

16.2 Afin de réduire les dépenses au maximum, on fournit habituellement aux personnes qui doivent faire des appels interurbains de leur résidence ou d’un endroit autre que leur lieu habituel de travail un téléphone cellulaire doté d’un forfait interurbain.

16.3 Les officiers et les employés qui voyagent pour le compte de l’Armée du Salut peuvent recevoir un remboursement pour les appels interurbains qu’ils font à leur domicile pendant leur absence. Sauf dans des circonstances atténuantes, les appels se font pendant la soirée et la fin de semaine, lorsque les taux sont moins élevés, et ne dépassent pas 20 minutes par période de 24 heures.

16.4 Bien qu’on puisse utiliser un téléphone cellulaire fourni par l’organisme pour effectuer des appels téléphoniques privés, les frais encourus à titre personnel pour les appels interurbains, les frais d’itinérance et les messages textes, autres que ceux décrits au point 16.3, sont considérés comme des dépenses personnelles. Au moment de présenter la demande de remboursement de la facture de téléphone cellulaire, le demandeur indique qu’il l’a examinée et fournit une déclaration signée prouvant que les frais de téléphone n’ont pas été encourus à des fins personnelles, ou qu’ils ont été remboursés, le cas échéant.

17. VOYAGE

17.1 Avant d’envisager un voyage d’affaires, les officiers et les employés doivent prendre en considération les frais que ces déplacements encourraient, et se demander si une réunion par téléconférence ou vidéoconférence serait tout aussi efficace, compte tenu de l’importance de dialoguer en vis-à-vis dans certaines circonstances (p. ex., les rencontres courantes avec le personnel d’un QGD, les visites dans les postes, etc.). Lorsqu’il est nécessaire de se déplacer, on utilise la façon la plus économique, tout en tenant compte du temps que cela implique.

17.2 Les préparatifs de voyage doivent être faits au moins 14 jours à l’avance, sauf dans les cas d’urgence.

17.3 Tous les déplacements doivent être approuvés à l’avance par le chef de service pour les employés ou les officiers du QGT, par le commandant divisionnaire pour ceux des QGD, par le secrétaire divisionnaire à l’administration des affaires ou le commandant régional pour ceux des entités, par le secrétaire du Cabinet pour les chefs de service au QGT, et par le secrétaire en chef pour les membres du Cabinet et les commandants divisionnaires.

17.4 Un employé ou un officier qui voyage pour le compte de l’Armée du Salut et qui souhaite en profiter pour prendre des vacances peut demander un remboursement total de ses frais de déplacement à la condition qu’aucuns frais additionnels n’aient été encourus pour la portion vacances.

17.5 Les frais de location de voiture, d’hébergement et de repas encourus pendant la portion vacances sont considérés comme des dépenses personnelles. Les frais qui comprennent la portion affaires et la portion vacances sont calculés au prorata afin de déterminer le montant des dépenses engagées à titre personnel.

17.6 On joint les cartes d’embarquement à la demande de remboursement de dépenses de billets d’avion et de train.

17.7 Les options de voyage sont les suivantes :

a) Voyage en avion en classe économique au plus bas tarif disponible. On peut demander un remboursement des frais liés au choix de réservations à l’avance et de bons de repas pour les vols de deux heures et plus. Lorsque les dates et les heures des vols de retour sont sujettes à modifications, on tiendra compte du coût des changements de tarif au moment d’effectuer les réservations, selon la classe.

b) Voyage en train en classe économique au plus bas tarif disponible. On peut demander un remboursement des frais additionnels pour les voyages effectués en classe Via1 ou autre classe affaires lorsque le trajet dure plus de quatre heures et que le coût total est encore moins cher que de voyager par avion, y compris les frais de repas, de déplacement jusqu’à l’aéroport, de stationnement, etc.

c) Dans la mesure du possible, les officiers qui disposent d’un véhicule fourni par l’Armée du Salut ou qui reçoivent une allocation mensuelle pour véhicule privé font le voyage en voiture, à la condition que les économies d’essence, de repas et d’hébergement réalisées justifient le temps passé à l’extérieur de l’affectation.

d) Les officiers ou les employés qui disposent d’un véhicule privé pour lequel l’Armée du Salut ne verse pas d’allocation peuvent demander un remboursement pour l’utilisation de leur véhicule dans le cadre de voyages d’affaires, au tarif de 0,45 $ le kilomètre, conformément à la directive 0401 du Manuel d’administration, à la condition que le coût total du voyage soit inférieur aux frais de location d’une voiture. Les frais d’essence ne sont pas remboursés.

e) Les frais de location de véhicule sont remboursés lorsqu’il n’y a aucun autre moyen de transport moins onéreux disponible. Le remboursement s’applique à la location d’un véhicule de catégorie compacte dans le cas d’un passager unique, de catégorie intermédiaire dans le cas de deux ou trois passagers et d’une grande berline ou mini fourgonnette lorsqu’il y a plus de trois passagers. Les locations de véhicule doivent comprendre une garantie collision.